Kako napisati dobar e-mail profesoru: Pratite ovih nekoliko pravila i nećete se osramotiti
Napisati dobar e-mail na prvu ne djeluje zahtjevno, no mnogi imaju problema sa sadržajem elektronske pošte koju trebaju poslati profesorima, institucijama ili poslodavcima. Kakav treba biti uvod, koliko dug, koji je pristojan pozdrav i koliko uopće riječi treba sadržavati e-mail, a da ne bude prenaporan za čitanje, primjer su pitanja na koja brojni nemaju odgovor. Stoga pročitajte nekoliko jednostavnih pravila kojih se trebate držati prilikom pisanja e-mailova.
Foto: Tim Gouw; Unsplash
Nije zahtjevno napisati i poslati e-mail prijateljima, članovima obitelji ili kolegama studentima. No, mnogi se nađu u problemu kad moraju napisati poruku ozbiljnijeg sadržaja te istu uputiti profesorima, dekanima, određenoj instituciji ili, pak, poslodavcima te šefovima. No, ne trebate se brinuti jer niste jedini koji potonje smatraju baukom, a rješenje je nadomak ruku. U nastavku vam donosimo nekoliko jednostavnih pravila kojih se trebate pridržavati ako želite naučiti pisati dobre e-mailove.
E-mail kao SMS – maksimalno pet rečenica
Will Schwalbe, autor knjige ‘Zašto ljudi pišu tako loše e-mailove i kako da budete bolji u tome‘ navodi kako se prilikom pisanja mailova trebamo ponašati kao da pišemo SMS. Drugim riječima zagovara pravilo ‘Pet rečenica’ jer smatra da je sve iznad toga pretjerivanje te zamara primatelje naših poruka.
Schwalbeovo obrazloženje je da sažeti e-mailovi otkrivaju o njihovim pošiljateljima da su smjeli, odlučni i sigurni u ono što pišu ili traže u poruci.
Ne pišete seminar – skratite uvodni dio
Ne radi se o seminaru ili diplomskom radu, stoga nije potreban opsežan uvod u sami bit teme ili problema. Dovoljno je u kratkim crtama objasniti zašto se obraćate toj osobi, to jest u nekoliko riječi opisati pozadinu.
Ako se u samom uvodu raspišete, primatelj će se načekati da dođe do bitnog dijela pa moguće da će drugačije reagirati na sam vaš upit ili zahtjev.
Pravila lijepog ponašanja
Obavezno na početku maila napišite ‘Poštovani’ nakon čega kreće zarez (,) te malim početnim slovom pišete sažeti uvod kako smo već naveli. Nakon što ste u nekoliko rečenica napisali poruku, na kraju je poželjno staviti ‘Unaprijed hvala’ te pozdrav poput ‘Srdačan pozdrav’, ‘Lijep pozdrav’ ili samo ‘Pozdrav’.
I obavezno se potpišite punim imenom i prezimeno. S tim da, ako se obraćate profesoru, morate navesti godinu i smjer studija te kolegij u vezi kojega se obraćate.
Naglasite prilog
Ako šaljete dokument ili sliku u prilogu, onda svakako naglasite u e-mailu popratni sadržaj kako ga primatelj ne bi previdio. Isto tako se zna dogoditi da zbog brzopletosti pošaljete mail bez priloga. U tom slučaju šaljete po drugi put poruku uz ispriku jer prethodni mail ne sadrži potrebne dokumente.
Obavezno naslovite e-mail
Uzmite u obzir da možda šaljete e-mail ljudima koji na dnevnoj bazi dobiju nekoliko desetaka poruka, stoga obavezno morate smisliti logičan i direktan naziv. Ako se primjerice radi o nepravilnostima pri ispravku ispita, onda profesoru naslovite poruku ‘(Prezime) – porgešan zbroj bodova na ispitu’.
