Kako napisati mail? Donosimo četiri ključna savjeta koje morate znati
Sigurno ste barem jednom dobili e-mail u kojem niste znali gdje je glava, a gdje rep. S obzirom na to da učenici i studenti nerijetko šalju mailove profesorima ili poslodavcima za povremene poslove, donosimo savjete kako napisati mail. Uz jasno strukturirani mail s prigodnim predmetom veće su šanse da ćete dobiti odgovor na njega.
Foto: Unsplash
Uz jasno strukturirani mail u kojem ćete se pravilno obratiti osobi kojoj šaljete mail, istaknuti tko ste, što trebate, unaprijed zahvaliti, potpisati se i ostaviti svoj kontakt, veće ćete šanse imati da dobijete odgovor na njega. S obzirom na to da se nerijetko mladi obraćaju profesorima mailom ili tako traže sezonski posao, donosimo savjete kako napisati mail i jedan njegov primjer.
Jasno napišite što trebate u predmetu maila
Prvo ispunjavate opcije ‘Prima’ i ‘Predmet maila’. Provjerite jeste li dobro prepisali mail osobi kojoj ga šaljete. Osim što nekome možete klasično poslati mail, obično postoji mogućnost slanja kopije ili skrivene kopije. Na primjer, ako šaljete mail više osoba, a prije svega je namijenjena jednoj, tu prvu osobu stavite pod prima, ostale u kopiju. Ako vodite kakvu udrugu i šaljete mail sudionicima neke radionice, sve ih možete staviti pod skrivena kopija kako biste poštovali GDPR.
U predmet maila jasno istaknite zašto pišete mail. Primjerice, ‘Molba za posao’, ‘Molba za premještaj u drugu seminarsku grupu’, ‘Upit o premještaju u drugi studentski dom’ ili ‘Upit o radnom vremenu referade’. Ne ostavljajte predmet praznim jer bi mogao završiti u neželjenoj pošti ili vas druga osoba neće shvatiti ozbiljno.
Mail započinjete s ‘Poštovani,’
Na početku maila najbolje se obratiti s ‘Poštovani’ ili ‘Poštovana’ te nakon toga napisati titulu/prezime osobe kojoj se obraćate. Primjerice, ‘Poštovani profesore Horvat’ ili ako šaljete kakvu zamolbu za posao, a znate točno kome se obraćate, ‘Poštovana gđo Horvat’. U slučaju da se obraćate kakvoj korporaciji, dovoljno je napisati samo ‘Poštovani’ ili ‘Poštovana’. Nakon ‘Poštovani’ stavljate zarez i nakon dva prazna reda započinjete pisati malim početnim slovom.
Kratko i jasno kažite što trebate
Nakon dva klika tipke enter nastavljate pisati malim početnim slovom. Ovdje možete kratko napisati ‘ja sam Ime i Prezime’ i ‘obraćam se zbog’ te nastavite. Možete i bez posebnog predstavljanja odmah krenuti s ‘javljam se zbog’ i objasniti što vam je potrebno. Pokušajte svoj upit svesti na nekoliko rečenica i bez okolišanja reći što vam je potrebno, a da pritom budete ljubazni i pripazite na gramatiku te pravopis. U slučaju da šaljete prilog (dokument ili fotografiju, na primjer), u mailu možete naglasiti ‘U prilogu dostavljam dokument koji to dokazuje’ ili ‘U prilogu dostavljam svoj životopis i motivacijsko pismo’. Možete spomenuti i ‘Unaprijed zahvaljujem na odgovoru’ ili ako očekujete odgovor u nekom određenom periodu, ‘Odgovor Vas ljubazno molim do’.
Pozdrav i potpis
Nakon što objasnite o čemu je stvar, obično u jednom odlomku koji eventualno možete razlomiti na dva ako je riječ o kompliciranijoj situaciji, ponovno dvaput stiskate enter te slijedi pozdrav i potpis. Mail se obično završava s ‘Lijep pozdrav’ (nikako ‘Lijepi pozdrav’ jer je to gramatički netočno) ili ‘Srdačan pozdrav’ ili ‘S poštovanjem’. Nakon toga stavljate zarez i u novi red svoje ime i prezime, a u redu ispod titulu ili primjerice ‘Student 3. godine prijediplomskog studija arhitekture’. Ako je riječ o nekom konkretnom kolegiju, možete u redu ispod napisati ime tog kolegija i seminarsku grupu ako ste raspoređeni u njih. U nekim drugim slučajevima u zadnjem redu možete ostaviti i svoj broj mobitela.
Primjer kako napisati mail, istaknute dijelove potrebno je zamijeniti svojim podacima | foto: srednja.hr, Outlook
