Tajnik škole koristi ChatGPT kako bi si olakšao posao: Otkrio nam je nekoliko trikova
Pretpostavka je da ChatGPT u školskom sustavu koriste isključivo učenici za razne načine ‘prevare’ kod zadaća i drugih zadataka. No, tajnik XV. gimnazije u Zagrebu Damir Mikolji, aktivno se bavi istraživanjem koristi i benefita ChatGPT-a u svom poslu. Svakodnevno na svom blogu Tajnik škole objavljuje što si sve tajnici u školama mogu olakšati u administrativnom poslu. Ali, naglašava kako većinu stvari mogu koristiti i drugim administrativnim djelatnicima u svim školama u Hrvatskoj. Mikolji je stoga za naš portal izdvojio četiri trika koja će olakšati posao u svakodnevnom administrativnom poslovanju školske ustanove.
Piše: Damir Mikolji, bloger Tajnik škole
Foto: Canva | srednja.hr
Svakodnevni administrativni zadaci u školama postaju sve zahtjevniji, a nedostatak podrške, odnosno administratora, otežava rad tajnicima škola. Srećom, pojavila se tehnologija – umjetna inteligencija. Ona bi nam itekako mogla olakšati obavljanje administrativnih poslova.
Postoje različiti programi (Google – Gemini, Microsoft – Copilot itd.) koji koriste umjetnu inteligencije, a u ovom trenutku ChatGPT je najnapredniji i najdostupniji za svakodnevnu uporabu. Komunikacija s umjetnom inteligencijom traži učenje novih vještina, posebno formulacije pitanja. Pitanje možete formulirati na isti način na koji ste to naviknuli raditi na Google-u, ali za najbolje odgovore potrebne su jasne upute i dobro definiran kontekst.
U nastavku su izdvojeni neki savjeti uz pomoć kojih možete već danas započeti s korištenjem ChatGPT-a u svakodnevnom administrativnom poslovanju školske ustanove.
#1 Statistička izvješća za škole
Uskoro će Državni zavod za statistiku poslati školama godišnji izvještaj. U godišnjem izvještaju, između ostaloga, traži se podatak o učenicima prema spolu i godinama rođenja za svaki razredni odjel. Ako nemate znanja u Excelu, izvještaj će se moći na jednostavan način riješiti uz pomoć ChatGPT-a koji ima opciju prilaganja vaše datoteke iz koje vuče podatke.
Iz e-Matice je moguće spremiti podatke za svaku razrednu skupinu u Excelu. Kako navedena baza sadrži osobne podatke učenika, potrebno je kopirati samo dva stupca ‘datum rođenja’ i ‘spol’ u novu tablicu u Excelu i ta tablica se može učitati u ChatGPT sa sljedećim upitom:
‘Sortiraj za svaku godinu (npr. od 2007. do 2010.) ukupan broj osoba i broj ženskih osoba’.
Nakon unosa, ChatGPT daje rezultat:
Na isti način možete olakšati i unos ostalih statističkih podataka (koji su sadržani u Excel tablici).
#2 Struktura zapisnika
Vođenje zapisnika nije zadatak koji bi nužno trebao biti vezan uz rad tajnika škole. S obzirom na to da zapisničar ima ulogu pasivnog sudionika, ključna vještina za kvalitetno zapisivanje je sposobnost pažljivog slušanja i sažimanja ključnih informacija. To su vještine koje mogu posjedovati i razvijati svi zaposlenici. ChatGPT može izraditi strukturu zapisnika:
Primjer upita za nacrt zapisnika i bilješki:
Izradi nacrt zapisnika sa sastanka razrednog odjela i bilješku o razgovoru s roditeljem, uz poštivanje aktualnih propisa (Zakon o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi, Pravilnik o pedagoškoj dokumentaciji i evidenciji te javnim ispravama u školskim ustanovama, Pravilnik o izricanju pedagoških mjera i druge propise koji su vezani za obrazovanje u Republici Hrvatskoj). Zapisnik i bilješka trebaju biti detaljni i ispuniti sve uvjete koje zahtijeva prosvjetna inspekcija.
#3 Testiranje pitanja na selekcijskom postupku
ChatGPT možete zatražiti da preuzme ulogu kandidata na natječaju i testirati vaša pitanja. Nakon postavljenih pitanja možete zatražiti povratnu informaciju.
Primjer: Preuzmi ulogu kandidata na natječaju za tajnika škole i odgovaraj kao da si u toj ulozi. Nakon što preuzmeš ulogu, postavit ću dodatna pitanja vezana za tu poziciju.
ChatGPT može pomoći u izradi pitanja na selekcijskom postupku.
Primjer: Za potrebe provođenja natječaja za radno mjesto tajnika škole, izradi 10 pitanja za kandidate. Pet pitanja postavi iz Zakona o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi, tri pitanja iz Uredbe o uredskom poslovanju i tri pitanja iz Zakona o radu (dijela koji se odnosi na sadržaj ugovora o radu i korištenje godišnjeg odmora). Neka pitanja budu razumljiva s težinom 6/10.
#4 Računanje razmjerne norme
Odgojno-obrazovni radnici u školama imaju odluku o tjednom i godišnjem zaduženju za svaku školsku godinu. U zaduženju se preciziraju predmeti i ostali poslovi koje učitelj/nastavnik obavlja. Za svaki nastavni predmet Zakon je propisao potrebnu normu koju radnik mora ispuniti. U praksi postoje radnici koji predaju više predmeta s različitom normom. Za te radnike potrebno je odrediti razmjernu (proporcionalnu) normu.
ChatGPT može izračunati proporcionalnu normu na način da u ChatGPT kopirate niže navedeni tekst:
Za srednjoškolskog nastavnika u Republici Hrvatskoj koji predaje više predmeta s različitim normama, potrebno je izračunati proporcionalnu normu na temelju sljedećih podataka:
- Broj sati predmeta 1: [XX] sati (norma za predmet 1: [XX])
- Broj sati predmeta 2: [YY] sati (norma za predmet 2: [YY])
–Potrebno je precizirati sate i normu za sve predmete
Kako bi se izračunala proporcionalna norma, slijedite ovaj postupak:
- Izračunajte ponderirani zbir normi koristeći formulu:
Ponderirani zbir normi = (Broj sati predmeta 1 × Norma predmeta 1) + (Broj sati predmeta 2 × Norma predmeta 2) + … - Izračunajte ukupni broj sati koristeći formulu:
Ukupni sati = Broj sati predmeta 1 + Broj sati predmeta 2 + … - Izračunajte proporcionalnu normu koristeći formulu:
Proporcionalna norma = Ponderirani zbir normi / Ukupni sati - Zaokružite rezultat na dvije decimale:
Ako je treća decimala 5 ili veća, zaokružite prema gore.
Drugi primjer je kompleksniji i na njemu možete vidjeti elemente koje je potrebno zadovoljiti za upit koji daje precizan odgovor:
Budite jasni i precizni: Navedeni su točni podaci koji su potrebni za izračun (broj sati i norme za svaki predmet).
Pružite kontekst: Objašnjavate da se radi o nastavniku srednje škole u RH koji predaje više predmeta s različitim normama.
Postavite konkretna pitanja: Tražite izračun proporcionalne norme koristeći određenu metodologiju.
Izbjegavajte složene rečenice: Upit je podijeljen u logične i jednostavne korake.
S daljnjim razvojem tehnologije, možemo očekivati dodatne mogućnosti za olakšanje administrativnog opterećenja. Ovaj proces tek započinje, a svakom pojedincu ostaje dovoljno prostora i vremena da usvoji one funkcionalnosti koje najbolje odgovaraju potrebama njegovog posla.
